Connect to Mail

Integriertes E-Mail-Management

Aufgabenbereich

Mit CONNECT to Mail können Gmail-Benutzer ihre E-Mails ganz einfach direkt in DocuWare organisieren und ablegen.


Funktionsweise

CONNECT to Mail  wird als Ordner (von Google als „Labels“ bezeichnet) in Gmail angezeigt. CONNECT to Mail überwacht den Ordner, wendet basierend auf Ihren Kriterien MetadatenMetadaten
Metadaten sind Daten, die Informationen über andere Daten enthalten. Bei den beschriebenen Daten handelt es sich oft um größere Datensammlungen (Dokumente) wie Bücher, Datenbanken oder Dateien.
automatisch auf eingehende E-Mails an und überträgt die Nachrichten dann an Ihr DocuWare-System.

Die gemeinsame Verwaltung von E-Mails und allen anderen Dokumenttypen in einem einzigen Dokumentenmanagement-System erleichtert und verbessert die Organisation zugehöriger Inhalte, zum Beispiel Projektdaten, Kundenkorrespondenz, Firmendaten usw. So können Sie mit CONNECT to Mail die praktischen Vorteile webbasierter E-Mail-Konten mit der Leistungsfähigkeit und Funktionalität von DocuWare verbinden.

Direkt nach dem Eingang in einem überwachten Ordner indexiert CONNECT to Mail Ihre E-Mails automatisch. Sie sparen viel Zeit, da Sie Ihre elektronische Post nicht mehr manuell in Ihren Projektordnern ablegen müssen.

Sie können festlegen, ob eine E-Mail samt Anhängen oder nur die E-Mail bzw. nur ihre Anhänge gespeichert werden sollen und in welcher Reihenfolge DocuWare sie öffnen soll. Dies kann nützlich sein, um sich zum Beispiel immer einen Anhang zuerst anzeigen zu lassen.

Darüber hinaus können Sie einstellen, ob Ihre E-Mails automatisch nach der Übertragung an DocuWare in Ihrem E-Mail-Dienst gelöscht oder in andere Ordner verschoben werden. Power-User können Ihre E-Mails direkt ablegen, sie aber für die weitere Bearbeitung und den einfachen Zugriff zugleich in Gmail belassen. Damit Sie wissen, welche E-Mails bereits in DocuWare gespeichert wurden, werden die entsprechenden Nachrichten in einen anderen Ordner verschoben. E-Mails werden im PDFPDF
(Portable Document Format) basiert auf Postscript und erlaubt die plattformunabhängige Erstellung und Verteilung von Dokumenten, gerade auch bei grafisch anspruchsvollen Inhalten.
Format archiviert, Anhänge in ihrem ursprünglichen Format.


Vorteile

  • Effizient: Speichern Sie E-Mails direkt aus Gmail in DocuWare
  • Organisiert: Indexieren Sie E-Mails automatisch
  • Mobil: Übertragen Sie Ihre E-Mails von Ihrem Smartphone, Tablet oder über den Browser an DocuWare
  • Bequem: Einfach und zentral einzurichten

Flexibilität

Gmail wird in der Geschäftswelt immer populärer. DocuWare CONNECT to Mail wird dieser Entwicklung gerecht und bietet Gmail-Benutzern eine komfortable und effiziente Dokumentenmanagement-Lösung.

Sowohl Unternehmen, die Gmail als Mail-Server verwenden, als auch Privatnutzer können ihre gesamte E-Mail-Kommunikation damit einfach verwalten und ablegen.