DocuWare Mobile

Dokumentenmanagement mobil

Aufgabenbereich

Mit DocuWare Mobile greifen Sie direkt von Ihrem Smartphone oder Tablet auf ein DocuWare-ArchivDocuWare-Archiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
zu. Sie können Dokumente laden, auf dem Bildschirm betrachten und im WorkflowWorkflow
(Jobrouter), ist ein Prozess, der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Digitalisierungsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen.
weiterreichen. Dazu ist die Stempelfunktion integriert. Mit DocuWare Mobile eignen sich die Geräte noch besser für den Business-Einsatz.


Funktionsweise

Um mit dem Smartphone oder Tablet die gewünschten Dokumente aus dem ArchivArchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
zu laden, stehen Ihnen wie in DocuWare die Suchmaske sowie die Aufgabenliste zur Verfügung. Per Soft-Keyboard lassen sich die Suchbegriffe bequem in die Maske tippen. Sie können auch die ebenfalls aus DocuWare bekannten Auswahllisten nutzen. DocuWare speichert alles, was in ein Indexfeld schon einmal eingegeben worden ist. Sobald Sie auf dem Mobilgerät in ein Indexfeld und dann auf den Button „Auswahlliste“ tippen, öffnet sich eine Liste mit diesen Einträgen, aus denen Sie nur noch auswählen müssen. Oder es ist schon eine feste Auswahlliste vom Administrator eingerichtet. Praktisch: Wenn Sie ein „K“ eingeben und dann auf die „Auswahlliste“ tippen, springt die Liste gleich zu den Einträgen, die mit „K“ beginnen.  

Sie können auch die selektive Auswahlliste verwenden, um die Suchergebnisse noch weiter einzugrenzen. Dabei werden quasi zwei Auswahllisten kombiniert. Wenn Sie also beispielsweise für das eine Feld „Rechnung“ und für das andere Feld „gespeichert von“ „Mustermann“ festlegen, liefert DocuWare Mobile nur die Rechnungen, die Herr Mustermann gespeichert hat.

In DocuWare Mobile können Sie sogar Aufgabenlisten verwenden. Dabei sammelt DocuWare die zu bearbeitenden Dokumente und zeigt diese in einer Liste an. Dahinter steht eine automatische Suche mit festgelegten Index-Kriterien. Sobald die Aufgabe – etwa die Freigabe einer Rechnung – erledigt ist, verschwindet der Eintrag aus der Aufgabenliste und das Dokument wandert weiter in die Aufgabenliste des nächsten zuständigen Mitarbeiters.

 

 


Vorteile

  • Sicher: Daten und Dokumente werden bei der Übertragung mit SSL sicher verschlüsselt
  • Bequem: Greifen Sie auf Ihre Dokumente zu, ohne ein Notebook mit sich herumzutragen
  • Schnell: Mit der Auswahlliste finden Sie die benötigten Dokumente ohne mühselige Tipparbeit

Dokumente auf Smartphones?

Auf den Displays der meisten Smartphones und Tablets lassen sich die Dokumente gut betrachten, egal, ob Schriftstücke, Rechnungen Fotos oder sogar Grafiken. Die Navigation funktioniert wie in den anderen mobilen Anwendungen: Im Viewer blättern Sie, vergrößern Details oder Sie bearbeiten die Indexfelder Ihrer Dokumente. DocuWare Mobile unterstützt dafür die Stempelfunktion von DocuWare. Sie können so beispielsweise eine Rechnung freigeben. Sie rufen einfach den nötigen Stempel auf, geben je nach Stempelart noch Text ein und platzieren den Stempel im Dokument. Auf Wunsch setzt die App den Stempel auch automatisch auf eine freie Stelle. Mit „Fertig“ wird das Dokument samt Stempel im ArchivArchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
aktualisiert. Der Stempel modifiziert die Indexeinträge eines Dokuments, so dass das Dokument im WorkflowWorkflow
(Jobrouter), ist ein Prozess, der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Digitalisierungsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen.
weiter wandern kann. Hinweis: Auf welche Archive, Suchdialoge, Aufgabenlisten und Stempel Sie mobil zugreifen können, wird in der Administration von DocuWare festgelegt.

DocuWare Mobile lässt sich mit zahlreichen mobilen Geräten nutzen, so etwa mit dem iPhone, iPad, iPod, auf Blackberry-Smartphones sowie auf Geräten  mit Windows Phone 7 und Android. Der Funktionsumfang kann sich je nach Gerät und Betriebssystem leicht unterscheiden.  Bei den mobilen Geräten von Apple haben Sie die Wahl, ob Sie auf das Dokumentenmanagement über die App DocuWare Mobile zugreifen oder über einen HTML-5-fähigen Browser wie Safari. Die Installation entfällt beim Browserzugang, jedoch kann die App in der Regel schneller arbeiten als dies per Browser möglich ist. Für Blackberry- und Android-Geräte ist nur der Browser-Zugang verfügbar; Smartphones mit Windows Phone 7 arbeiten nur mit der App.