Smart Connect

Smart Connect

Aufgabenbereich

Mit Smart Connect verbinden Sie beliebige Programme mit dem DocuWare-Dokumentenpool ohne Programmieraufwand. Auf Knopfdruck rufen Sie zu einem Datensatz der Fremdanwendung das zugehörige, im Dokumentenpool archivierte Dokument auf.


Funktionsweise

Des Weiteren legen Sie bei einer Smart-Search-Konfiguration einen Smart-Connect-Button fest, über den die Benutzer die Konfiguration aufrufen können. Beim Anwenden von Smart Connect wird immer eine zuvor angelegte Konfiguration ausgeführt. In einer solchen legen Sie unter anderem fest, welche Inhalte aus der Fremdanwendung in DocuWare verwendet werden sollen, und ob eine Suche - Smart Search - oder eine IndexierungIndexierung
Vor- oder Nacherfassen der Suchkriterien von digitalisierten Dokumenten. Dies erfolgt über eine manuelle Eingabe, Barcodeauslesung oder OCR.
- Smart Index - ausgeführt werden soll. Sie erstellen eine Konfiguration denkbar einfach: ein Assistent führt Sie durch die einzelnen Schritte. Dabei „fotografieren“ Sie das Fenster der Fremdanwendung. Auf dem so erstellten Screenshot wählen Sie die Elemente der Fremdanwendung, die ausgelesen werden sollen. Auf diese Weise kommen Sie mit Smart Connect ohne jeglichen Programmieraufwand an die Daten der Fremdanwendung.

Dieser Button wird dann in der Fremdanwendung eingeblendet und integriert sich so in die bestehende und bekannte Benutzeroberfläche. Bei Smart Index wird der Button automatisch in dem DocuWare Ablagedialog angezeigt.

Da Smart-Connect-Konfigurationen schnell und einfach angelegt sind, lohnen sie sich schon bei Anwendungen mit wenigen Dokumenten pro Tag. Das Zusammenspiel von DocuWare und den Fremdanwendungen ist für den Benutzer zeitsparend und sehr komfortabel. Sie können sich für Ihre individuellen Arbeitsabläufe „eigene“ Smart-Connect-Konfigurationen anlegen, aber auch zentral eingerichtete Konfigurationen, die von Mitarbeitern ganzer Abteilungen genutzt werden können, sind möglich.

 

 


Vorteile

  • Aus Fremdanwendungen direkt auf zugeho?rige Dokumente in DocuWare zugreifen
  • DocuWare an beliebige Programme ohne Programmieraufwand anbinden
  • Leicht zu erstellende Konfigurationen
  • Automatische Benachrichtigung über neue und geänderte Dokumente
  • Individuelle Anpassung des Mappen-Designs

Typische Anwendungen

Bearbeiten Sie zu einem späteren Zeitpunkt in der Buchhaltungssoftware den Datensatz zu einer Rechnung und möchten sich parallel hierzu die Rechnung ansehen, klicken Sie einfach auf den Smart-Connect-Button, der in Ihrer Buchhaltungssoftware eingeblendet wird. Über den Button wird im Hintergrund die Rechnungsnummer und die Firma aus der Benutzeroberfläche des Buchhaltungssystems ausgelesen und eine Suche anhand dieser Begriffe in DocuWare ausgeführt. Als Ergebnis wird Ihnen die zum Datensatz passende Rechnung direkt im DocuWare-Viewer angezeigt.

Über mehrere Konfigurationen haben Sie auch die Möglichkeit, in eine Fremdanwendung mehrere Smart-Connect-Buttons einzublenden. So könnte beispielsweise zu einem Buchungsdatensatz über einen Button die zugehörige Rechnung und über einen anderen Button der zugehörige Lieferschein angezeigt werden. Die Aufschrift des Smart-Connect-Buttons können Sie in der jeweiligen Konfiguration individuell bestimmen.