Task Manager

Behalten Sie Ihre Aufgaben im Überblick

Aufgabenbereich

Mit dem DocuWare Task Manager beseitigen Sie die kleinen Hemmnisse im Büro-Alltag. Keine Rechnungen bleiben mehr liegen, Projekte werden zügig bearbeitet. Überzeugen Sie sich selbst, wie Aufgabenliste und E-Mail-Benachrichtigung Ihre tägliche Arbeit beschleunigen können.


Funktionsweise

Kleinere Aufgaben bleiben bei der täglichen Büroarbeit gerne mal liegen. Über dem Großauftrag vergisst man die Rechnungsfreigabe, der Urlaub kann nach Arbeitsschluss noch beantragt werden, und wie soll man die Konstruktionszeichnung für die Fertigung aufbereiten, wenn der Projektleiter ständig auf Dienstreise ist?

Wenn sich die kleinen Probleme jedoch häufen, gerät der Arbeitsfluss ins Stocken. Sich hinziehende Projekte können für schlechte Stimmung bei den Mitarbeitern sorgen und verfallene Skonto-Erlöse wirken sich unmittelbar auf den Gewinn aus. Damit dies in Ihrem Unternehmen oder in Ihrer Abteilung nicht passiert, sollten Sie sich einmal den DocuWare Task Manager genauer ansehen.

 

 


Vorteile

  • Sicher: Aufgaben wie Rechnungsfreigabe bleiben nicht aus Versehen liegen.
  • Zeitsparend: Dank Aufgabenliste kein langes Suchen und Nachfragen mehr.
  • Komfortabel: Sie werden per E-Mail automatisch informiert, dass neue Aufgaben für Sie vorliegen.

Aufgabenliste

Mit dem DocuWare Task Manager können Sie zwei Funktionen von DocuWare nutzen, nämlich die Aufgabenliste im Web Client und die E-Mail-Benachrichtigung. Stellen Sie sich die Aufgabenliste wie ein RSS-Feed für die Büroarbeit vor. DocuWare sammelt die anstehenden Aufgaben. Sie öffnen DocuWare Web Client, klicken die Aufgabenliste an und erledigen den Task, der anders als in einem Feed aus Ihrer Liste verschwindet. Dies erspart Zettelwirtschaft ebenso wie ständiges Nachfragen. Die E-Mail-Benachrichtigung wiederum gibt automatisch Bescheid, wenn ein Dokument für Sie vorliegt. In der Mail ist dann ein Link auf das jeweilige Dokument enthalten.
Zunächst ein Beispiel dafür, wie eine Aufgabenliste den WorkflowWorkflow
(Jobrouter), ist ein Prozess, der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Digitalisierungsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen.
vereinfacht: Bei einem Unternehmen geht eine Rechnung ein. Die Poststelle scannt die Rechnung ins DocuWare-ArchivDocuWare-Archiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
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    Das Dokument wird anschließend automatisch in der Aufgabenliste des zuständigen Mitarbeiters eingetragen. Wenn dieser den Web Client öffnet, sieht er sogleich die freizugebende Rechnung. Steht ein neuer Task an, kann sich die Aufgabenliste automatisch aktualisieren. Dahinter steckt eine automatische Suche mit festgelegten Index-Kriterien.  Im Suchdialog ist beispielsweise im Feld „Dokument-Typ“ der Begriff „Eingangsrechnungen“ und im Feld „Status“ der Eintrag „neu“ festgelegt. Damit werden in der Aufgabenliste des Mitarbeiters  alle neuen Eingangsrechnungen angezeigt. Wenn dieser nun mit einem virtuellen Stempel die Rechnung freigibt, ändert sich wieder ein Indexbegriff. Die Rechnung wandert aus seiner Aufgabenliste in die der Buchhaltung. Die Zahlung kann zeitnah veranlasst werden, so dass das Unternehmen vom Skonto profitiert.