Digitalisierung im Stahlbau

Wie der Umstieg auf digitales Prozessmanagement gelingt

Wenn ein Unternehmen sich von einem ehemals handwerklich ausgerichteten Betrieb zu einem mittelständischen Industrieunternehmen wandelt, sind zahlreiche Anpassungen nötig.
Als wäre das nicht schon Herausforderung genug, kommen jetzt auch noch die Anforderungen der Digitalisierung hinzu.


In der Baubranche ist das nicht anders. Hier werden aber die Chancen, die in den digitalen Wandlungsprozessen liegen, noch wenig genutzt: Einer Studie der Unternehmensberatung Roland Berger zufolge erkennen zwar 93 Prozent der Bauunternehmen und -zulieferer die Wichtigkeit der Digitalisierung, aber kaum einer handelt entsprechend (Quelle:Digitalisierung der Bauwirtschaft – Der europäische Weg zu Construction 4.0).

Die Firma Ossendorf GmbH Stahlbau aus dem münsterländischen Ahaus hat den Sprung in den digitalen Umbau gewagt. Vom Einsatz eines professionellen Dokumentenmanagementsystems profitierten, neben der Buchhaltung und dem Versand, vor allem das Qualitäts- und Wissensmanagement des Unternehmens. Elementar bei Produkten und Konstruktionen, die höchsten sicherheitsrelvanten Ansprüchen genügen müssen.

Firmensitz der Ossendorf GmbH Stahlbau in Ahaus

Bei Ossendorf, gegründet 1974 mit vier Mitarbeitern, sorgen heute 36 hoch spezialisierte Fachkräfte für den Vertrieb, die Konstruktion, Herstellung und Montage von Stahlhallen und transportlogistischen Konstruktionen. Weitere Bestandteile des Portfolios sind neben dem allgemeinen Stahlbau auch der Dach- und Fassadenbau sowie die Gebäudesanierung von Gewerbe- und Industrieobjekten.

Für diese Aufgaben stieg der Platzbedarf stetig. Aktuell produziert das Unternehmen in vier Hallen mit einer Gesamtfläche von ca. 12.000 Quadratmetern. Um die anspruchsvollen Projekte für die weltweiten Kunden erfolgreich umsetzen zu können, unterhält Ossendorf großzügig dimensionierte Fertigungskapazitäten und bildet die gesamte Wertschöpfungskette vom Engineering bis zur Montage am Standort Ahaus ab.

Diese Struktur mit komplexen Abläufen ließ sich nicht mehr auf „Zuruf“ steuern, wollte das Unternehmen weiterhin erfolgreich und effizient agieren.

Information = Produktqualität = Sicherheit

Der Unternehmenserfolg definiert sich zu einem großen Teil durch Produktqualität. Die ist in dieser Branche gleichbedeutend ist mit Sicherheit und dem Schutz von Menschenleben: Eine Verladekonstruktion, die per Luftfracht ein Kraftwerksteil zum Ziel bringen soll und für das einwirkende Kräfte von 3,5 G berechnet werden, muss konstruktiv und herstellungsseitig absolut einwandfrei sein. Dies gilt natürlich auch für weniger spektakuläre, gleichwohl ähnlich produkthaftungsrelevante Konstruktionen wie eine Halle.

Um diese hohen Qualitäts- und Sicherheitsansprüche umsetzen zu können, ist der Zugriff aller Projektbeteiligten auf die aktuellen Unterlagen unabdingbar.

Basis dafür war das klassische Papierarchiv: in 40 Jahren Firmengeschichte hatten sich in langen Regalmetern Ordner und Projektmappen angesammelt.

Der Weg aus dem Papierchaos

Zwei Projekte, eine Lösung

2013 fiel die Entscheidung, das inzwischen übervolle Papierarchiv zu digitalisierendigitalisieren
Umsetzung von analogen Vorlagen in digitale Informationen.
. Als Dienstleister wählte Ossendorf-Geschäftsführer Dipl.-Ing. Jörg Blisniewski die Firma rosenberger | data. Der Geschäftsbereich der Bielefelder Rosenberger-Gruppe bietet unter anderem Digitalisierung und ArchivierungArchivierung
Unbefristete oder nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zeitlich begrenzte, geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.
von Akten und Unterlagen.

Parallel dazu plante Ossendorf die Umstellung vom vorhandenen CRM- auf ein ERP-System. Das Management erhoffte sich davon eine Verbesserung der buchhalterischen Abläufe und Straffung der internen Prozesse. Mit den bisher dazu vorgestellten Lösungen war man allerdings nicht zufrieden.

„Die Programme erschienen uns entweder überdimensioniert oder bildeten unsere Bedürfnisse nur unzureichend ab“, beschreibt Jörg Blisniewski den mühsamen Auswahlprozess. 

Beide Projekte, das ScannenScannen
Umsetzung von analogen Vorlagen in digitale Informationen durch verschiedene Scansysteme.
des Archivs und die ERP-Einführung, die auf den ersten Blick nichts miteinander zu tun hatten, bekamen durch rosenberger | data eine gemeinsame Klammer. Neben der Digitalisierung sind die Entwicklung und der Vertrieb von Dokumenten-Management-Systemen (kurz DMSDMS
Dokumenten-Management-System
) ein weiteres Angebot der Bielefelder.
Nach der Analyse der Erwartungen an ein ERP-System und der Priorisierung der Aufgaben, konnte Christian Koke, Projektleiter bei rosenberger | data, einen alternativen Lösungsweg aufzeigen: das DMSDMS
Dokumenten-Management-System
„DocuWare“. Mit dieser Software können sowohl die digital erfassten Dokumente verwaltet, als auch Workflows im Betrieb abgebildet und gesteuert werden.

 

Dokumenten-Management mit Potenzial

„Das war im Kern die Lösung, nach der wir so lange gesucht hatten“, fasst Jörg Blisniewski die Gespräche zusammen. Überzeugt hatten ihn die Potenziale des Systems:

  • Die Software ist im Gegensatz zum ERP sehr viel schneller einsatzbereit und muss nicht langwierig über die betroffenen Abteilungen „ausgerollt“ werden. Der zeitliche und personelle Aufwand sowie das Umstellungsrisiko wurden minimiert.
  • DocuWare ist hervorragend dazu geeignet, das digitale ArchivArchiv
    Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
    abzubilden und zu verwalten.
  • Das System vereint Dokumente zahlreicher Formate aus unterschiedlichen Quellen in einem zentralen Pool, z. B. Belege, Zeichnungen oder E-Mails. Verwaltet werden aber nicht nur einzelne Dokumente, sondern komplette Akten mit allen Notizen und Hinweisen.
  • Die hauptsächlich erwünschte Funktion der strukturierten Rechnungsfreigabe und den damit verbundenen WorkflowWorkflow
    (Jobrouter), ist ein Prozess, der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Digitalisierungsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen.
    konnte auch vom DMSDMS
    Dokumenten-Management-System
    geleistet werden.
  • DocuWare bietet ausreichend Schnittstellen, um eine ERP-Einführung auch zu einem späteren Zeitpunkt zu realisieren.

So schlug man die sprichwörtlichen mehreren Fliegen mit einer Klappe.

Alle Dokumente im Zugriff

Das Suchen hat ein Ende: Unterlagen im direkten Zugriff überzeugt auch die Prüfer

Schnell zeigte sich, dass das System noch viel mehr konnte als „nur“ Rechnungen und Lieferscheine zu erfassen und in einen Freigabeprozess einzubinden.

Durch die Verwaltung der ebenfalls eingescannten Materialprüfzeugnisse und DIN-Normen wurde DocuWare zur Basis für eine umfassende Wissensdatenbank. Die Software ermöglicht den Zugriff auf weit über dreitausend Projekte wie Bau- und Auftragsakten und Statiken. Diese sind als komplette Dokumentensammlung abgelegt, bis hin zum kleinsten Notizzettel. Informationen, die zusammengehören, bleiben so auch zusammen.
Musste früher erst zeitaufwändig der richtige Aktenordner gesucht und dieser dann „durchgearbeitet“ werden, hat nun jeder berechtigte Anwender von seinem Arbeitsplatz aus zentralen Zugriff auf alle Informationen in Echtzeit. Die VolltextsucheVolltextsuche
Suche nach Begriffen, Texten oder Zahlenwerten in Digitalisaten. Die Volltextrecherche dient auch dem Auffinden, Entdecken und Extrahieren unbekannter, Informationen aus großen Mengen von unstrukturierten Texten/Dateien.
erleichtert das Auffinden zusätzlich.

Diese Optimierung des Qualitätsmanagement überzeugte auch die Prüfinstitute: nach den Erstzertifizierungen zur EN1090 Exc3[1] und ISO 9001:2008 noch in 2013, wurde Ossendorf Stahlbau Ende 2015 als eines der ersten hundert Unternehmen deutschlandweit nach ISO 9001:2015 zertifiziert. Die Prüfer lobten besonders, dass nicht nur die Normen, Prüfzeugnisse und Arbeitsanweisen zentral erfasst werden, sondern dass auch der Zugriff auf die kompletten digitalen Projektakten gesichert ist. DocuWare hat somit das Erreichen dieses nach innen und außen so wichtigen Qualitätsnachweises deutlich erleichtert.

Mit DocuWare in Richtung Zukunft

Die Software lebt – und die Zusammenarbeit geht weiter

„Das System lebt und wird intensiv genutzt“, sagt Andreas Pöpping, Leiter Qualitätsmanagement bei Ossendorf.
„Der Einsatz von DocuWare bietet klare Vorteile für die Dokumentation und Rückverfolgbarkeit unserer Projekte. Damit haben wir im Qualitätswesen einen entscheidenden Schritt nach vorne gemacht“.
Nicht zuletzt bildet das System die Basis für den kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP). Geschäftsführer Jörg Blisniewski betont: „Wir können im internationalen Wettbewerb nur bestehen, wenn wir uns ständig weiterentwickeln“. Was bei anderen nur ein theoretisches Ziel sein mag, ist bei Ossendorf gelebter Alltag. In 2015 führte der Stahlbauer mit einem externen Dienstleister eine umfassende Potentialberatung durch.

Und auch die DocuWare-Installation wird kontinuierlich weiterentwickelt. Die Geschäftsführung nutzt bereits das TaskManager-Modul zur Übersicht des Rechnungsstatus. Aktuell ist die „Intelligent Indexing“ Funktion in der Testphase. Mit diesem Modul werden die wichtigsten Metadaten der eingescannten Dokumente erfasst und als Indexbegriffe vorgeschlagen. Das System lernt bei jedem Vorgang: Wird ein Dokumenttyp erkannt, werden empfohlene Indexbegriffe automatisch zugeordnet.

Diese konkreten Weiterentwicklungen wie auch die bereits angedachte Cloud-Lösung sind Beweis für die gute Zusammenarbeit. „Das ganze Rosenberger-Team rund um Herrn Koke hat unsere Ansprüche hervorragend verstanden und umgesetzt. Wenn Unsicherheiten auftraten, waren Details im WorkflowWorkflow
(Jobrouter), ist ein Prozess, der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Digitalisierungsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen.
oder in der generellen Anwendung durch uns nicht exakt definiert worden. Da braucht man Partner, die ihr Produkt beherrschen, wenn man zu effizienten Lösungen kommen will. Das schafft Vertrauen und Sicherheit“, fasst Jörg Blisniewski zusammen.

 


[1] Dies ist die zweithöchste Ausführungsklasse. Damit wurde bescheinigt, dass Ossendorf alle Vorschriften über die Bewertung und Überprüfung der Leistungsbeständigkeit angewendet werden und dass die werkseigene Produktionskontrolle die Anforderungen erfüllt.


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Video: Was ist elektronisches Dokumentenmanagement?

Das sagt der Experte

Christian Koke, Vertriebs- und Produktmanager rosenberger | data

„Für den Einsatz unserer Produkte und Dienstleistungen gibt es kein identisches Schema, jeder Kunde hat individuelle Anforderungen. Je besser wir bereits im Vorfeld die Zusammenhänge verstehen, desto reibungsloser können wir die komplexen Projekte durchführen. So zeigen wir unseren Kunden auch Einsatzmöglichkeiten auf, die auf den ersten Blick nicht offensichtlich sind, zum Beispiel ein Dokumenten-Management-System auch als Tool zur Qualitätssicherung zu verwenden“.