Autoindex Konfiguration anlegen

Die Dialoge des Autoindex Assistenten

Diese Übersicht soll Ihnen die wichtigsten Dialoge aufzeigen, welche beim Anlegen eines Auto Index Jobs abgefragt werden:

Der Matchcode

Bestimmen Sie, in welchem Indexfeld des DocuWare-Archivs und in welchem Feld der externen Datenquelle der Matchcode vorhanden sein soll. Der Matchcode ist der Wert, über den die zusammengehörigen Datensatzpaare (Datensatz aus dem ArchivArchiv
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und Datensatz aus der externen Datenquelle) gesucht werden. Der Eintrag, der als Matchcode verwendet wird, muss in beiden Datensätzen identisch sein. Außerdem sollte der Matchcode im DocuWare-ArchivDocuWare-Archiv
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und in der externen Datenquelle jeweils nur einmal vorkommen, damit Datensatz und DocuWare-Dokument einander eindeutig zugewiesen werden können. Zum Vereinfachen der Matchcode-Definition können Sie sich im unteren Teil des Fensters die ersten 50 Datensätze der externen Datenquelle anzeigen lassen.

In dieser Maske definieren Sie den Matchcode

Optionen festlegen

Hier legen Sie fest, wie AUTOINDEX verfahren soll, wenn der Matchcode nicht eindeutig ist. Es gibt die Möglichkeit, ausschließlich den ersten gefundenen Datensatz zu verarbeiten, nur einen Eintrag in die Log-Datei vorzunehmen oder alle gefundenen Datensätze zu verarbeiten. Im letzten Fall wird die Ergänzung der Indexeinträge anhand des ersten gefundenen Datensatzes vollzogen. Des Weiteren können Sie definieren, ob externe Datensätze gelöscht werden sollen, wenn die Indexergänzung der Dokumente in DocuWare erfolgreich ausgeführt worden ist (für den Fall, dass AUTOINDEX die Dokumente des DocuWare-Archivs abarbeitet und in der externen Datenquelle anhand des Matchcodes die zugehörigen Datensätze sucht). Wird kein zugehöriger Datensatz beziehungsweise kein zugehöriges Dokument gefunden, kann AUTOINDEX bei entsprechender Konfiguration einen solchen Datensatz in DocuWare oder in der externen Datenquelle anlegen.

Legen Sie Optionen für Autoindex fest

Indexbegriffe zuordnen

Geben Sie an, welche Werte DocuWare als Indexbegriffe für die Dokumente verwenden soll. Als Wert können Sie jeweils auswählen: einen Feldinhalt der externen Datenquelle, einen festen Eintrag oder einen vordefinierten Eintrag, etwa das aktuelle Datum. Sie können auch bestimmen, ob die definierten Werte immer in das Indexfeld geschrieben werden sollen oder nur, wenn das Indexfeld noch leer ist. Für die Indexfelder, die den Matchcode enthalten, kann keine Indexerweiterung vorgenommen werden. Auch in diesem Dialog können Sie sich im unteren Teil die ersten 50 Datensätze der externen Datenquelle anzeigen lassen.

Weisen Sie Indexbegriffe zu

Indexbegriffe ohne Match

In diesem Fenster können Sie die Indexvergabe für die Dokumente bestimmen, zu denen AUTOINDEX keinen zugehörigen externen Datensatz gefunden hat. Weisen Sie zum Beispiel all diesen Dokumenten einen bestimmten Indexbegriff zu. Später können Sie sich so über eine Suche im ArchivArchiv
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nach diesem Indexbegriff alle nicht verarbeiteten Dokumente anzeigen lassen.

Konfigurieren Sie die Indexvergabe ohne Match

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