Active Import

Automatische Ablage in DocuWare

Aufgabenbereich

ACTIVE IMPORT überwacht ausgewählte Ordner in Outlook und im Dateiverzeichnis und archiviert alle E-Mails und Dokumente, die es dort findet, im DocuWare-Dokumenten-Pool. ACTIVE IMPORT sorgt im Hintergrund für die automatische ArchivierungArchivierung
Unbefristete oder nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zeitlich begrenzte, geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.
Ihrer E-Mails und die nahtlose Integration von Netzwerk-Scannern.


Funktionsweise

DocuWare ACTIVE IMPORT ist eine Weiterentwicklung der erfolgreichen Vorgängerversionen. Das Zusatzmodul kann auf jedem Rechner, auf dem DocuWare läuft, installiert werden: Auf Client-PCs für individuelle ACTIVE IMPORT Jobs der DocuWare Benutzer und auf einem Server für globale Jobs. ACTIVE IMPORT überwacht in jedem Fall ausgewählte Verzeichnisse. Dateien und E-Mails, die dorthin gelangen, werden automatisch in DocuWare oder in ein anderes Datei-Verzeichnis importiert. Beim Start von DocuWare wird ACTIVE IMPORT aktiviert und erscheint in der Windows Task-Leiste als Symbol. ACTIVE IMPORT bietet verschiedenste Einstellungsmöglichkeiten, die die ArchivierungArchivierung
Unbefristete oder nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zeitlich begrenzte, geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.
genau definieren. Sie beziehen sich auf die folgenden Bereiche:

Die Mails, die im Posteingang Ihres Mailprogramms eingehen, haben alle unterschiedliche Inhalte. So erhalten Sie heutzutage Angebote, Bestellungen,  Werbung und vieles mehr per E-Mail.

Diejenigen Ihrer ein- und ausgehenden Mails, die Sie ablegen möchten, ziehen Sie einfach mit der Maus in einen dafür eingerichteten Ordner in Outlook. Von dort legt sie ACTIVE IMPORT automatisch mit der richtigen Verschlagwortung ab. Dabei wird die Mail mit bestimmten Begriffen, sogenannten Indexbegriffen, versehen, zum Beispiel Sendedatum, Betreff, Absender oder Empfänger. Anhand dieser Indexbegriffe kann die Mail dann bei Bedarf ganz schnell gefunden werden. Um zusätzliche Daten als Indexbegriffe zu verwenden, gibt es bei ACTIVE IMPORT die Index-Erweiterung. Anhand eines Feldes der eingegangenen Mail, zum Beispiel der Absender-Adresse, wird im Outlook-Adressbuch, in der DocuWare-DatenbankDocuWare-Datenbank
Ist ein System zur elektronischen Datenverwaltung.
oder einer externen DatenbankDatenbank
Ist ein System zur elektronischen Datenverwaltung.
nach zusätzlichen Informationen, wie dem Namen der Firma oder des Ansprechpartners, gesucht und diese als Indexbegriffe zugefügt.

 


Vorteile

  • Automatische E-Mail-ArchivierungMail-Archivierung
    Unbefristete oder nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zeitlich begrenzte, geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.
  • Anschluss digitaler Kopiersysteme
  • Automatisches Importieren und Archivieren von Scan-Dateien in DocuWare
  • Dokumentenklassifizierung
  • Verwendung von Indexbegriffen aus externen Datenbeständen

Scannen & indexieren in Aussenstellen

Ein weiterer Einsatzbereich ist die Ablage von bereits vorindexierten Dokumenten. Hierbei werden in einer Außenstelle erstellte und gescannte Dokumente in DocuWare mit Indexbegriffen versehen und anschließend als Attachment per E-Mail an die Zentrale geschickt.

Beim Empfänger wird nur die angehängte Datei archiviert. ACTIVE IMPORT übernimmt die Indexbegriffe automatisch, so dass die komplett indexierten Dokumente ohne zusätzlichen Handgriff sofort in das ArchivArchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
abgelegt werden können.