Cold / Read

Archivierung von Spool-Daten

Aufgabenbereich

In Unternehmen werden große Mengen an Belegen und Journalen über den Drucker ausgegeben. Die dabei erzeugten Spool-Dateien übernimmt COLDCOLD
Computer-Output on Laserdisc (Cold) beschreibt ein Verfahren zur Übernahme von Ausgabedatenströmen wie Druckdaten, die in DV-Systemen erzeugt werden, in ein Archivsystem (siehe auch ERP).
/READ für die ArchivierungArchivierung
Unbefristete oder nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zeitlich begrenzte, geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.
in DocuWare 5. Die in den Dateien enthaltenen Dokumente lassen sich originalgetreu anzeigen, mit Anmerkungen und Stempeln versehen und ausdrucken.


Funktionsweise

DocuWare COLDCOLD
Computer-Output on Laserdisc (Cold) beschreibt ein Verfahren zur Übernahme von Ausgabedatenströmen wie Druckdaten, die in DV-Systemen erzeugt werden, in ein Archivsystem (siehe auch ERP).
/READ läuft als selbständiger Prozess auf einem Arbeitsplatz-PC oder einem Server, der sowohl auf die Spool-Daten als auch auf die DocuWare-Archive Zugriff hat. Der Einleseprozess wird manuell, ereignisgesteuert oder zeitversetzt, z.B. nachts,  angestoßen. Anhand der spezifisch für die jeweiligen Spool-Daten vorgenommenen Anpassung liest COLDCOLD
Computer-Output on Laserdisc (Cold) beschreibt ein Verfahren zur Übernahme von Ausgabedatenströmen wie Druckdaten, die in DV-Systemen erzeugt werden, in ein Archivsystem (siehe auch ERP).
/READ die Ordnungskriterien für die Ablage aus den Daten aus.  Die Spool-Daten konvertiert DocuWare entweder in ein spezielles DocuWare-Format (CL5-Datei) oder in das TIFF-Format. Im zweiten Fall wird für jedes in einer Spool-Datei enthaltende Dokument ein TIFF-Dokument erzeugt. Dies ist speicherintensiver, erlaubt dafür aber das Anbringen von Anmerkungen und Stempeln auf den Dokumenten. Somit lassen sich auch diese Dokumente in über Stempel gesteuerte Workflows einbinden.
Systemvoraussetzungen

Die Ordnungskriterien werden in die Archivdatenbank eingetragen und die konvertierten Spool-Daten im ArchivArchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
gespeichert. Ist das ArchivArchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
für die Volltextrecherche eingerichtet, baut DocuWare anhand des Inhalts der Dokumente den Volltext-Index auf. Häufig werden die Spool-Daten auf Formulare gedruckt oder für deren elektronische Ausgabe Formulare eingeblendet. Bei der Konvertierung in das CL5-Format werden diese Formulare nicht mit jedem Dokument archiviert, sondern einmalig bei der Einrichtung von COLDCOLD
Computer-Output on Laserdisc (Cold) beschreibt ein Verfahren zur Übernahme von Ausgabedatenströmen wie Druckdaten, die in DV-Systemen erzeugt werden, in ein Archivsystem (siehe auch ERP).
/READ als TIFF-Datei gespeichert und den Dokumenten bei der späteren Wiedergabe elektronisch hinterlegt.

 

Nach dem Einlesen stehen die Dokumente sofort für die Recherche zur Verfügung. Der Anwender gibt einen Suchbegriff ein, zum Beispiel den Kundennamen oder einen Zeitraum, und erhält eine Liste der gefundenen Dokumente. Die mit COLDCOLD
Computer-Output on Laserdisc (Cold) beschreibt ein Verfahren zur Übernahme von Ausgabedatenströmen wie Druckdaten, die in DV-Systemen erzeugt werden, in ein Archivsystem (siehe auch ERP).
/READ erfassten Dokumente werden gemeinsam mit anderen Schriftstücken, Dateien und Mails aufgelistet, die der Suchabfrage entsprechen. Alternativ oder ergänzend können die Dokumente nach jedem beliebigen enthaltenen Begriff oder Wert recherchiert werden.

Zur Anzeige der Dokumente aus der CL5-Datei bietet DocuWare den Textmodus, der nur die reinen Nutzdaten darstellt, oder den Bildmodus, der die Nutzdaten formatiert und ein gegebenenfalls vorhandenes Formular hinterlegt. In dieser Ansicht kann das Dokument ebenso originalgetreu ausgedruckt oder per Fax versendet werden wie ein in das TIFF-Format konvertiertes Dokument. Das Finden und Anzeigen von Dokumenten ist sowohl mit dem Windows-Client von DocuWare 5 als auch beim Einsatz des DocuWare INTERNET-SERVER mit einem Browser über Internet und Intranet möglich. Zur Auslagerung älterer Dokumente bietet DocuWare die Möglichkeit, diese mit Suchdatenbank und Recherchemodul auf CD, DVD und andere Datenträger revisionssicher zu übertragen.


Vorteile

  • Kostengünstige ArchivierungArchivierung
    Unbefristete oder nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zeitlich begrenzte, geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.
    von  Massendaten auf preiswerten Datenträgern
  • Einfacher Zugriff über LAN, Intranet und Internet
  • Bearbeiten der übernommenen Dateien, z.B. Anmerkungen anfügen und Stempel setzen