Content Folder

Mehr Tempo für Ihren Workflow

Aufgabenbereich

Mit CONTENT-FOLDER ist ein schneller und direkter Zugriff auf im Tagesgeschäft benötigte Informationen garantiert. CONTENT-FOLDER  beschleunigt  den Dokument-basierten Informationsfluss in Ihrem Unternehmen und unterstützt wirkungsvoll die Prozesse. Liege- und Bearbeitungszeiten werden dadurch deutlich verkürtzt.


Funktionsweise

Aktuelle Informationen im Griff
Der Vertriebsleiter möchte täglich die neuen Angebote an die Kunden seiner Region sehen. Er recherchiert dazu im DocuWare-Angebots-ArchivAngebots-Archiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
einmal nach Region und Ablagedatum und erzeugt aus dem Ergebnis eine Mappe mit dynamischen Verknüpfungen auf die gefundenen Dokumente. Die Mappe legt er entweder auf seinem Desktop oder als Anlage in eine täglich wiederkehrende Aufgabe von MS Outlook oder Lotus Notes ab. Jedesmal, wenn er die Mappe öffnet, stehen Ihm die ge-wünschten Angebote aus den letzten Tagen zur Verfügung. Die neu hinzugekommenen Angebote erkennt er sofort, da CONTENT-FOLDER sie markiert.

Koordination des Informationsflusses
Der Projektleiter legt das erste Dokument des neuen Projekts im DocuWare ArchivArchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
ab. Er erzeugt eine neue Mappe mit allen Dokumenten, die den Projektnamen als Indexbegriff haben (am Anfang nur das erste Dokument). Alle Projekt-Mitglieder bekommen eine Kopie der Mappe zugeschickt. Sie haben jetzt nicht nur Zugriff auf das Startdokument, sondern können weitere

Projektdokumente in ihre Kopien der Mappen ziehen. Die Dokumente werden dabei automatisch in DocuWare archiviert. Beim Öffnen oder Aktualisieren seiner Mappe sieht jedes Projekt-Mitglied alle, auch die an anderen Arbeitsplätzen hinzugefügten Dokumente. Neu hinzugekommene Dokumente sind hervorgehoben dargestellt. Mit CONTENT-FOLDER haben alle Kollegen sämtliche Dokumente und die vollständigen, aktuellen Informationen zum Projekt automatisch im Zugriff.

Den WorkflowWorkflow
(Jobrouter), ist ein Prozess, der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Digitalisierungsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen.
beschleunigen
Zur Rechnungsprüfung hat sich der Einkauf eine Mappe mit Verknüpfungen auf neue Dokumente im Rechnungs­archivarchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
erstellt. Wird in der Poststelle eine neu eingegangene Rechnung gescannt und im Rechnungsarchiv abgelegt, erscheint in der Mappe des Einkaufs automatisch die neue Rechnung. Der Einkauf macht eine Bemerkung auf die neue Rechnung und  ändert in der Mappe einen Feldeintrag von „neu“ in „geprüft“. Sobald der Buchhalter seine Mappe öffnet, sieht er automatisch die neue Rechnung mit dem Eintrag „geprüft“. Er kann sofort buchen. So verkürzen sich mit CONTENT-FOLDER die Durchlaufzeiten. Die Bearbeitung erfolgt auf dem Original-Dokument im ArchivArchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
, das Dokument kann nicht verloren gehen und der aktuelle Status jederzeit geprüft werden.

 

 


Vorteile

  • Schnellerer WorkflowWorkflow
    (Jobrouter), ist ein Prozess, der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Digitalisierungsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen.
  • Zusammenfassen von archivierten Dokumenten nach Projekten/Vorgängen
  • Vereinfachter Zugriff auf archivierte Dokumente
  • Automatische Benachrichtigung über neue und geänderte Dokumente
  • Individuelle Anpassung des Mappen-Designs

Typische Anwendungen

  • Häufig gebrauchte Dokumente: In einer Mappe auf dem Desktop stellen Sie Verknüpfungen, einzeln oder gruppiert, zu den in DocuWare archivierten Dokumenten zusammen, die Sie oft im Zugriff haben müssen.
  • Aktualität: In der Mappe des Vertriebs mit Verknüpfungen auf die Preislisten erscheinen immer automatisch die aktuellsten Listen.
  • Versionsmanagement: Jeder Mitarbeiter der technischen Dokumentation erkennt mit einem Klick auf seine Mappe alle derzeit gültigen Dokumentationen und sieht, welche aktualisiert oder neu hinzugekommen sind.
  • Kommunikation: Sie senden einem Kollegen per E-Mail eine Mappe mit einer Verknüpfung auf ein bestimmtes Dokument und bitten um seinen Kommentar, um Freigabe oder seinen elektronischen Stempel.