DocuWare Autoindex

Automatische Indexierung anhand externer Daten

Aufgabenbereich

Für viele zu archivierende Dokumente liegen Ordnungskriterien und Suchbegriffe bereits in der EDV vor. DocuWare AUTOINDEX übernimmt die Daten und fügt sie dem ArchivArchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
als Indexbegriffe selbständig hinzu. Die manuelle Eingabe entfällt.


Anwendungsbeispiel

Die Finanzbuchhaltung erfasst zu jeder Rechnung beim Buchen Absendername, Belegnummer, Datum und Summe. Anhand dieser Informationen sollen Mitarbeiter später den Beleg im ArchivArchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
wiederfinden.

Zunächst wird die Rechnung mit der Belegnummer als Indexbegriff im ArchivArchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
abgelegt.

Dann wird als Matchcode eine Zeichenfolge definiert, die identisch im Datenbestand der Finanzbuchhaltung sowie im DocuWare-ArchivDocuWare-Archiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
vorkommt. Mit dem Matchcode - in diesem Fall die Belegnummer - lassen sich die Datensätze einander zuordnen. AUTOINDEX ergänzt die Inhalte des externen Datensatzes automatisch als Indexinformationen in DocuWare.


Weitere Einsatzmöglichkeiten

AUTOINDEX lässt sich auch für die Indexergänzung rücklaufender Ablieferquittungen und Arbeitsberichte verwenden. Für diese Belege liegen die Indexbegriffe beim Druck bereits im System vor. Als Matchcode kann ein BarcodeBarcode
Als Strichcode, Balkencode oder Barcode wird eine optoelektronisch lesbare Schrift bezeichnet, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken besteht.
mit aufgedruckt werden. Nach dem Rücklauf der Dokumente archiviert AUTOINDEX diese dann vollautomatisch.


Sie können AUTOINDEX auch zur Indexergänzung oder -änderung innerhalb eines Archivs verwenden. Gesetzte Filter bestimmen dazu die zu bearbeitenden Dokumente. Das ArchivArchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
wird auch als externe Datenquelle angegeben und der neue Indexeintrag als fester Eintrag definiert. AUTOINDEX fügt den neuen Indexbegriff dann in ein leeres Feld ein oder überschreibt einen bestehenden Indexeintrag.


Nutzen

  • Automatische IndexierungIndexierung
    Vor- oder Nacherfassen der Suchkriterien von digitalisierten Dokumenten. Dies erfolgt über eine manuelle Eingabe, Barcodeauslesung oder OCR.
  • Fehlerfreie DatenerfassungDatenerfassung
    Vor- oder Nacherfassen der Suchkriterien von digitalisierten Dokumenten. Dies erfolgt über eine manuelle Eingabe, Barcodeauslesung oder OCR.
  • Sicherung der Datenkonsistenz mit anderen Datenbanken
  • Schreiben in andere Datenbanken zur Prozessoptimierung
  • Reorganisation von Archiven