DocuWare Import

Ablage von Dokumenten aus überwachten Ordnern

Aufgabenbereich

Mit DocuWare Import können Sie Dokumente einfach und effizient speichern. Das Modul arbeitet im Hintergrund, überwacht ausgewählte Ordner auf Ihrem Computer und verschiebt Dateien daraus in Ihr DocuWare-System.


Funktionsweise

Sie scannenscannen
Umsetzung von analogen Vorlagen in digitale Informationen durch verschiedene Scansysteme.
große Mengen an Dokumenten ein und DocuWare Import übernimmt für Sie die Gruppierung in ein- oder ausgehende Rechnungen, Angebote, Bestellungen usw. Durch die optische Zeichenerkennung (Optical Character Recognition=OCROCR
(Optical Character Recognition). Der Begriff steht für die Erkennung von gedruckten oder auch handschriftlich aufgebrachten Zeichen aus einem Digitalisat.
) können vordefinierte Charakteristika der verschiedenen Dokumenttypen beim ScannenScannen
Umsetzung von analogen Vorlagen in digitale Informationen durch verschiedene Scansysteme.
erfasst werden. Nach der Sortierung geht DocuWare Import noch einen Schritt weiter und speichert die Dokumente mithilfe spezifischer Indexbegriffe in DocuWare.

Über DocuWare Import importierte Dateien können etwa nach Dateinamen und –größe, dem Text im Dokument selbst, der Information eines Barcodes oder gar unter Verwendung von Intelligent Indexing indexiert werden. Dieser von DocuWare zusätzlich angebotene webbasierte Service erfasst die wichtigsten MetadatenMetadaten
Metadaten sind Daten, die Informationen über andere Daten enthalten. Bei den beschriebenen Daten handelt es sich oft um größere Datensammlungen (Dokumente) wie Bücher, Datenbanken oder Dateien.
Ihrer eingescannten Dokumente automatisch.

 

 


Vorteile

  • Schnelle und zuverlässige ArchivierungArchivierung
    Unbefristete oder nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zeitlich begrenzte, geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.
    nach dem ScannenScannen
    Umsetzung von analogen Vorlagen in digitale Informationen durch verschiedene Scansysteme.
    : Dateien werden automatisch sortiert und in Ordnern abgelegt.
  • Nahtloses Einbinden von Netzwerk-Scannern: Leiten Sie Dokumente bereits beim ScannenScannen
    Umsetzung von analogen Vorlagen in digitale Informationen durch verschiedene Scansysteme.
    an die DocuWare-Systeme Ihrer Mitarbeiter weiter.

Informationen aus PDF-Dokumenten

DocuWare Import ist besonders nützlich bei der Verwendung von Netzwerk-Scannern oder ERP-Programmen, die große Mengen an PDF-DokumentenPDF-Dokumenten
(Portable Document Format) basiert auf Postscript und erlaubt die plattformunabhängige Erstellung und Verteilung von Dokumenten, gerade auch bei grafisch anspruchsvollen Inhalten.
erstellen: Mithilfe von OCROCR
(Optical Character Recognition). Der Begriff steht für die Erkennung von gedruckten oder auch handschriftlich aufgebrachten Zeichen aus einem Digitalisat.
können Sie Indexbegriffe aus den Dokumenten extrahieren, größere Dateien nach bestimmten Kriterien in mehrere kleinere Dokumente splitten und Dokumenten Formular- und Briefkopf-Overlays oder elektronische Signaturen hinzufügen.

Wenn Sie mit einem ERP-System arbeiten, das alle Rechnungen, Gutschriften und sonstigen Dokumente als PDFPDF
(Portable Document Format) basiert auf Postscript und erlaubt die plattformunabhängige Erstellung und Verteilung von Dokumenten, gerade auch bei grafisch anspruchsvollen Inhalten.
exportiert, können Sie diese Dokumente automatisch in DocuWare speichern. Die Indexbegriffe lassen sich automatisch aus vordefinierten Zonen der Dokumente auslesen.