Intelligent Indexing

Intelligent Indexing Service

Aufgabenbereich

Manuelles Archivieren von Dokumenten ist passé. Der Intelligent Indexing Service macht das Indexieren zu einem effizienten, zeitsparenden Vorgang.


Funktionsweise

Intelligent Indexing ist ein webbasierter Service, der die wichtigsten MetadatenMetadaten
Metadaten sind Daten, die Informationen über andere Daten enthalten. Bei den beschriebenen Daten handelt es sich oft um größere Datensammlungen (Dokumente) wie Bücher, Datenbanken oder Dateien.
Ihrer eingescannten Dokumente automatisch erfasst und als Indexbegriffe vorschlägt. Dabei lernt das System bei jedem Vorgang: Kennt das System einen Dokumenttyp, werden empfohlene Indexbegriffe automatisch und zuverlässig zugeordnet.

Der Intelligent Indexing Service wurde für kleine und mittelgroße Unternehmen entwickelt, die monatlich Hunderte von Dokumenten verschiedener Art verarbeiten, die also nicht standardisierbar sind. Er erfasst Informationen gescannter Dokumente automatisch und gezielt; bisher unstrukturierte Inhalte werden so zu wertvollen Ressourcen.

 


Vorteile

  • Die elektronische ArchivierungArchivierung
    Unbefristete oder nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zeitlich begrenzte, geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.
    ist endlich schneller und einfacher als die manuelle Verarbeitung von Papierdokumenten.
  • Dank Crowd-Learning wird die automatische IndexierungIndexierung
    Vor- oder Nacherfassen der Suchkriterien von digitalisierten Dokumenten. Dies erfolgt über eine manuelle Eingabe, Barcodeauslesung oder OCR.
    innerhalb kurzer Zeit sehr zuverlässig.
    • Das System lernt kontinuierlich aus Ihren und den Eingaben Ihrer Kollegen.

    Manuelle Verschlagwortung vermeiden

    Die DatenerfassungDatenerfassung
    Vor- oder Nacherfassen der Suchkriterien von digitalisierten Dokumenten. Dies erfolgt über eine manuelle Eingabe, Barcodeauslesung oder OCR.
    und -archivierung-archivierung
    Unbefristete oder nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zeitlich begrenzte, geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.
    kann extrem zeitaufwendig sein. Denn die Verarbeitung von Dokumenten, das Einbringen von MetadatenMetadaten
    Metadaten sind Daten, die Informationen über andere Daten enthalten. Bei den beschriebenen Daten handelt es sich oft um größere Datensammlungen (Dokumente) wie Bücher, Datenbanken oder Dateien.
    und die Erstellung entsprechender Ordnerstrukturen sind oft mühselig. Die Versuchung ist daher groß, Dateiordner für die Dokumentenarchivierung zu verwenden.

    Stellen Sie sich vor, Sie müssten nichts weiter tun, als Ihre Dokumente auf den ScannerScanner
    siehe Dokumenten- Mikrofilm- Aufsichtscanner. Gerät zur elektronischen Erfassung von Text-und Bildinformation von Papier oder Film.
    oder Digitalkopierer zu legen. Alles würde automatisch indexiert und gespeichert, Ihre Dokumente innerhalb von Sekunden unter dem richtigen Firmennamen abgelegt, nach Dokumenttypen gruppiert und nach richtigem Datum sortiert. Das übernimmt jetzt der Intelligent Indexing Service für Sie.

    Verwenden Sie einfach die One-Click-Indexing-Funktion, wenn ein neues Dokument erstmalig erfasst wird. Klicken Sie auf den Namen des Unternehmens und das Datum in Ihrem Dokument und wählen Sie den Dokumenttyp aus der angebotenen Liste. Der Intelligent Indexing Service lernt kontinuierlich aus Ihren Einträgen. Wenn Sie das nächste Mal ein ähnliches Dokument dieses Unternehmens archivieren möchten, werden die Indexierungskriterien automatisch angewendet. Es braucht dann nur einen Klick, um die Einträge zu bestätigen.

    Die IndexierungIndexierung
    Vor- oder Nacherfassen der Suchkriterien von digitalisierten Dokumenten. Dies erfolgt über eine manuelle Eingabe, Barcodeauslesung oder OCR.
    erfolgt automatisch, das System ist extrem lernfähig und es müssen keine Felder mehr manuell ausgefüllt werden.