Recognition

Indexvergabe über Texterkennung und Barcode

Aufgabenbereich

Mit RECOGNITION legen Sie Ihre Dokumente in DocuWare noch schneller ab, da die Indexbegriffe automatisch aus Dokumenten übernommen werden. Texte liest RECOGNITION per OCROCR
(Optical Character Recognition). Der Begriff steht für die Erkennung von gedruckten oder auch handschriftlich aufgebrachten Zeichen aus einem Digitalisat.
(Optical Character Recognition) oder Barcodes aus vordefinierten Zonen aus. Umfangreiche Konfigurations-möglichkeiten machen RECOGNITION zu einem vielseitigen Werkzeug.


Anwendungsbeispiel

Zur ArchivierungArchivierung
Unbefristete oder nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zeitlich begrenzte, geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.
von Eingangsrechnungen kleben Sie zunächst je ein Barcode-EtikettBarcode-Etikett
Als Strichcode, Balkencode oder Barcode wird eine optoelektronisch lesbare Schrift bezeichnet, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken besteht.
auf die Rechnungen und scannenscannen
Umsetzung von analogen Vorlagen in digitale Informationen durch verschiedene Scansysteme.
sie ein. Die Dokumente befinden sich dann in Ihrem DocuWare-Briefkorb, wo die Barcode-NummernBarcode-Nummern
Als Strichcode, Balkencode oder Barcode wird eine optoelektronisch lesbare Schrift bezeichnet, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken besteht.
durch RECOGNITION ausgelesen und als Indexbegriffe für die nachfolgende ArchivierungArchivierung
Unbefristete oder nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zeitlich begrenzte, geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.
verwendet werden. Nun buchen Sie die Rechnungen in Ihrem Buchhaltungssystem, wo Sie Firma, Rechnungs-Nummer, -Betrag etc. eingeben. Diese Daten können automatisch für die Vervollständigung der Indexbegriffe der bereits in DocuWare archivierten Rechnungen verwendet werden, und zwar über das Zusatzmodul DocuWare AUTOINDEX.

Wenn Sie eine Vielzahl von immer gleich aufgebauten Papierdokumenten, z.B. Formularen haben, können Sie wichtige Textelemente, die immer an der gleichen Stelle stehen, per Texterkennung auslesen lassen und zur ArchivierungArchivierung
Unbefristete oder nach gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen zeitlich begrenzte, geordnete Ablage von Dokumenten in einem Archiv.
in DocuWare als Indexbegriffe verwenden.

Archivieren Sie Aufträge und Arbeitsberichte der Service-Techniker ohne großen Aufwand: Erstellen Sie z.B. in einem Auftragsbearbeitungsprogramm einen Service-Auftrag für Ihren Kundendienst, wobei Sie Kundenname, Auftragsdatum etc. eingeben und die Auftragsnummer als BarcodeBarcode
Als Strichcode, Balkencode oder Barcode wird eine optoelektronisch lesbare Schrift bezeichnet, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken besteht.
und im Klartext hinzufügen. Das Feld für den Arbeitsbericht bleibt noch leer. Archivieren Sie den Service-Auftrag mit dem TIFFMAKER, wobei automatisch Kundenname, Auftragsdatum und Auftrags-Nummer ausgelesen und als Index-Begriffe verwendet werden. So hat der Kundendienst alle Aufträge im ArchivArchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
und einen Überblick über die zu erledigenden Aufgaben. Fährt ein Service-Techniker zum Kunden, nimmt er einen Ausdruck des archivierten Service-Auftrags mit, füllt beim Kunden den Arbeitsbericht aus und lässt ihn sich vom Kunden abzeichnen. Wieder in der Firma angekommen, werden das Dokument eingescannt, der BarcodeBarcode
Als Strichcode, Balkencode oder Barcode wird eine optoelektronisch lesbare Schrift bezeichnet, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken besteht.
per RECOGNITION ausgelesen und das Dokument anhand der Barcode-NummerBarcode-Nummer
Als Strichcode, Balkencode oder Barcode wird eine optoelektronisch lesbare Schrift bezeichnet, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken besteht.
dem vollständig indexierten Auftrag zugeordnet.

 

 


Vorteile

  • Text- und Barcode-ErkennungBarcode-Erkennung
    Als Strichcode, Balkencode oder Barcode wird eine optoelektronisch lesbare Schrift bezeichnet, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken besteht.
  • Automatische Indexvergabe
  • Dokumentenklassifizierung
  • Einfache Konfiguration mit komfortablem Editor
  • Zeitersparnis, mehr Effizienz im Arbeitsprozess

Funktionsweise

Eingehende Dokumente, wie Rechnungen, Lieferscheine und Belege, gelangen durch ScannenScannen
Umsetzung von analogen Vorlagen in digitale Informationen durch verschiedene Scansysteme.
in Ihre DocuWare-Anwendung. Sie befinden sich dort zunächst in einem DocuWare-Briefkorb, der im Büro Ihrem Eingangsbriefkorb auf dem Schreibtisch entspricht.

Der Ausleseprozess kann auf folgende Weisen durchgeführt werden:

  • RECOGNITION wird aus dem DocuWare-Hauptfenster heraus aufgerufen und liest die markierten Dokumente eines Briefkorbs aus.
  • RECOGNITION selbst wird gestartet. Dann kann der Ausleseprozess über mehrere Briefkörbe ausgeführt werden.
  • ACTIVE IMPORT: Über RECOGNITION werden aus zu importierenden Dateien Indexbegriffe ausgelesen.

Mit Hilfe der Text- bzw. Barcode-ErkennungBarcode-Erkennung
Als Strichcode, Balkencode oder Barcode wird eine optoelektronisch lesbare Schrift bezeichnet, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken besteht.
werden Informationen, wie z.B. die Barcode-NummerBarcode-Nummer
Als Strichcode, Balkencode oder Barcode wird eine optoelektronisch lesbare Schrift bezeichnet, die aus verschieden breiten, parallelen Strichen und Lücken besteht.
, der Absender oder das Datum, automatisch aus dem Dokument ausgelesen und als Indexbegriffe für die Ablage des Dokuments in DocuWare verwendet. Sie werden dabei in den Header (Kopf) der Dokumentdatei geschrieben. Das Dokument ist somit vorindexiert. Es wird jetzt aus dem Briefkorb in das entsprechende ArchivArchiv
Ein Archiv dient der langfristigen Aufbewahrung von Dokumenten.
abgelegt. Dabei werden die Indexbegriffe aus dem Header in die dafür vorgesehenen Datenbankfelder des Archivs kopiert. In Verbindung mit ACTIVE IMPORT können Sie RECOGNITION für die Vorbereitung der zu importierenden Dateien verwenden. Je nach Ausleseergebnis können die Dateien dann auch in verschiedene Briefkörbe oder Archive importiert werden, so dass eine Dokumentenklassifizierung realisiert werden kann.

DocuWare RECOGNITION besteht zum einen aus dem Programm RECOGNITION, das das Auslesen der Informationen vornimmt, und zum anderen aus dem RECOGNITION Editor. Bevor Sie das erste Mal mit RECOGNITION arbeiten, müssen Sie zunächst eine entsprechende Konfiguration im Editor erstellen.